お疲れ様です。ゆるっとです。
さて本日は、昨日の続きから始めていきたいと思います。前回の詳細はこちら。
前回までの内容を簡単に説明すると、Bさんが管理する共有フォルダが、他の人からするとデータを探しにくい状況にある。Bさん自身のスキルとして、データ管理が苦手、かといって他の人に任せるのも仕事を取られるみたいでなんだか嫌。てな感じです。
Bさんの性格や能力、思考については、論点からずれるのでひとまず置いておきます。
Aさんからのヒアリングで少しずつ見えてきたこととは以下の通り。
・Aさんが集計する書類は、２０社弱程度の取引先から毎月送付されるもの。
また、送付方法が郵送、FAX、メール（PDF）と様々である。
・AさんBさん以外にも取引先毎に数名が担当窓口となっている。
そのため、各担当に書類（データ）が来る→各担当がBさんに書類（データ）を渡す→Bさんが集計→Bさんがデータを保存、という流れになっている。
・そもそも共有フォルダのデータをAさんBさん以外に見ているのか（各担当が個人でも管理していれば共有フォルダまで見ていない可能性もある）。
うーん。なんとなく情報の共有不足が根本原因のように思えてきます。
共有フォルダの意味（あるいは存在）を関係者全員が認識していないのでは？という気もします。
また、各担当がBさんに書類（データ）を渡す時点で、各担当が共有フォルダにデータを入れないのはなぜ？と思うのです。
そして書類自体が紙ベースしかない所があるというのも、作業を煩雑にしている原因ですよね。
管理が苦手な人からしたら、苦行でしかなさそう。
更に、フォルダ名やファイル名についても、誰が見ても一目でわかるようにルール化してしまえばいいだけだと思います。
それを踏まえて、Ａさんに提案してみました。
◆紙ベースのみの書類について、取引先にＰＤＦデータでも送付できないか依頼をする（書類の内容的に手書きはあり得ないので、対応ＯＫの可能性が高い）。
→全てデータベースであれば、データ化する段階での保存ミスや手間がなくなる。
◆各担当に共有フォルダに各自で保存してもらう（どうしても厳しい場合のみ、Ａさんと私で対応するということにするが、おそらく各担当でやってもらえる可能性が高い）。
→Ｂさんの共有フォルダに保存する手間がなくなる。
◆共有フォルダのタイトルとファイル名の統一について、関係者で共通認識できるように打ち合わせ（あるいは連絡）をする。
→データの内容が一目でわかる。
こうして羅列してみると、解決法はシンプルで誰でも思いつきそうなものですが、いざ渦中だと難しいのでしょうか。
これはあくまで私の推測ですが、本来は原因が別にあり解決策はもっと単純であるにも関わらず、ＡさんやＡさんの上長の中で、『Ｂさんの仕事のやり方が原因だ』という風にすり替えられてしまったのではないかと思います。
だから、いつまでたっても解決せず、『Bさんがちゃんとやってくれない』『どうしたらやってくれるか』みたいな方向で話が進んで解決にならないのだと思います。
私の提案でどこまで解決に近づくのかまだわかりませんが、ひとまず根本原因の見極めの重要性を感じた出来事でした。
皆さんも、会社などで『なんか堂々巡りで解決しないな』と思ったら、視点を変えて根本原因を探ってみてくださいね。
ではまた、お会いしましょう。
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